Tu souhaites organiser une réunion pour ton association ? Une Assemblée générale ? Lyoxa t’explique comment faire, étape par étape. Cette fiche de synthèse n’est pas exhaustive et nécessite une adaptation à chaque contexte particulier.
Les différents types de réunions
Les séances doivent s’adapter à leurs buts, aux disponibilités des participant-e-s ou encore aux statuts de l’association. Garder à l’esprit le but et le cadre d’une réunion est le meilleur moyen de garantir un travail agréable et réussi.
Voici les 4 principaux types de réunions associatives : Réunion du comité : rassemble un petit nombre de personnes pour gérer les affaires courantes. Réunion d’une commission/groupe de travail : rassemble quelques individus pour la réalisation (...)
Les séances doivent s’adapter à leurs buts, aux disponibilités des participant-e-s ou encore aux statuts de l’association. Garder à l’esprit le but et le cadre d’une réunion est le meilleur moyen de garantir un travail agréable et réussi.
Voici les 4 principaux types de réunions associatives :
Réunion du comité : rassemble un petit nombre de personnes pour gérer les affaires courantes.
Réunion d’une commission/groupe de travail : rassemble quelques individus pour la réalisation d’un ou plusieurs projets spécifiques.
Réunion ouverte : rassemble, au-delà des membres du comité, dans un cadre moins formel qu’une Assemblée générale, et se prête à la communication interne, à l’organisation et à la réflexion.
Assemblées générales (ordinaire ou extraordinaire) : réunion de l’organe suprême de l’association, c’est elle qui est convoquée pour notamment élire le comité, traiter des grandes orientations et procéder à des révisions statutaires.
Ce qu’il faut garder en tête
1. Garder trace des décisions (Procès-Verbal)
2. Partir sur une base commune
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1. Garder trace des décisions (Procès-Verbal)
2. Partir sur une base commune : chacun-e doit savoir en avance ce sur quoi porte la réunion, et avoir à sa disposition les éventuels documents nécessaires.
3. S’adapter aux participant-e-s de la réunion
4. Distinguer l’urgent de ce qui demande davantage de réflexion
5. Faire de (brefs !) rappels
Avant
Pendant
Après
En fonction du type de réunion, le Procès-Verbal doit être transmis à toutes les personnes présentes ou à tous les membres. Pour une réunion du comité : à tous les membres du comité Pour une assemblée générale : à tous les membres de l’association Pour une réunion d’une commission/groupe de travail : à tous les membres de la commission/groupe de travail Pour une réunion ouverte moins formelle, la communication du PV aux personnes présentes peut suffire mais il est toujours (...)
En fonction du type de réunion, le Procès-Verbal doit être transmis à toutes les personnes présentes ou à tous les membres.
Pour une réunion du comité : à tous les membres du comité
Pour une assemblée générale : à tous les membres de l’association
Pour une réunion d’une commission/groupe de travail : à tous les membres de la commission/groupe de travail
Pour une réunion ouverte moins formelle, la communication du PV aux personnes présentes peut suffire mais il est toujours intéressant de communiquer les informations le plus largement possible.
Modèle de Procès-Verbal
Les Procès-Verbaux doivent comporter un ordre du jour, une liste des présences et date / lieu / heure de la réunion.
L’ordre du jour doit être adopté en début de séance. Toute décision doit être inscrite au PV, accompagnée de sa modalité (décision par consensus ou vote avec le nombre de voix). Habituellement, le PV rend également compte des débats et des interventions des personnes présentes.
Pour le PV d’une Assemblée générale constitutive, des points doivent figurer à l’ordre du (...)
Les Procès-Verbaux doivent comporter un ordre du jour, une liste des présences et date / lieu / heure de la réunion.
L’ordre du jour doit être adopté en début de séance. Toute décision doit être inscrite au PV, accompagnée de sa modalité (décision par consensus ou vote avec le nombre de voix). Habituellement, le PV rend également compte des débats et des interventions des personnes présentes.
Pour le PV d’une Assemblée générale constitutive, des points doivent figurer à l’ordre du jour tels que : adoption de l’ordre du jour, adoption des statuts, élection du comité, élection de l’organe de vérification des comptes.
Le modèle de PV ci-dessous est prévu pour une Assemblée générale constitutive. Il peut cependant être utilisé pour d’autres types de réunions associatives en adaptant notamment son titre et son ordre du jour.
Modèle de Procès-Verbal d’Assemblée générale constitutive
